Certaines entreprises sont tenues de publier leurs comptes sociaux au Greffe chaque année.
Pour répondre à cette obligation et ne pas s’exposer à des risques de sanctions pénales et civiles, le dirigeant doit suivre une procédure précise.

QUI EST CONCERNE ? Les sociétés par actions, les sociétés à responsabilité limitée et certaines sociétés en nom collectif.

POURQUOI PUBLIER ? C’est un devoir pour les dirigeants. Pour des raisons de transparence et de protection vis-à-vis des tiers, la loi impose de déposer les comptes annuels (Code du Commerce L232-23).

QUELS DOCUMENTS FOURNIR ? Les comptes sociaux annuels : le bilan, le compte de résultat et l’annexe auxquels sont joints le rapport de gestion et celui du commissaire aux comptes. D’autres éléments peuvent s’ajouter selon la forme ou la gouvernance de l’entreprise.

A QUEL MOMENT ? Les comptes doivent être déposés, en double exemplaire et certifiés conformes (mention manuscrite et signature) dans le mois suivant l’approbation des comptes de la société, dans un délai maximum de six mois après la clôture de l’exercice social.

COMMENT TRANSMETTRE ? Possibilité de remettre les comptes en version papier directement au greffe du tribunal de commerce ou par courrier postal (de préférence en recommandé avec accusé réception) ou par voie électronique. Le coût du dépôt peut varier de 40 et 50 euros et s’élève à 90 euros pour des comptes consolidés. Le greffe confirme le dépôt en envoyant un récépissé et publie une mention au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc).

QUEL RISQUE EN CAS DE NON RESPECT DE CETTE OBLIGATION ? Le gérant engage sa responsabilité pénale et peut être sanctionné par une amende de 1500 euros (pouvant être portée à 3 000 € en cas de récidive - Code du Commerce R. 247-3). Néanmoins, le paiement de l’amende ne libère pas le dirigeant de son obligation de dépôt.
Le principal risque concerne les entreprises en difficulté financière : ne pas publier leurs comptes empêche un éventuel tiers (fournisseur, client, banquier) d’être informé de la situation réelle de l’entreprise. En cas de préjudice, le tiers mettra en cause la responsabilité du gérant pour obtenir un dédommagement.
Par ailleurs, certains dirigeants refusent de dévoiler des informations dites « stratégiques » (situation financière, indépendance, valeur des immos etc…) et préfèrent payer une amende plutôt que de répondre à cette obligation légale.
Toutefois, vu le contexte économique actuel, de plus en plus de greffes envoient des relances avec menaces de transfert du dossier de l’entreprise au procureur de la République dès lors que cette dernière ne publie pas ses comptes annuels.

QUI A ACCÈS A CES INFORMATIONS ? Partenaires, clients, fournisseurs voire concurrents … Contactez SPS pour en savoir plus

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• 1 – le rabais, pratiqué exceptionnellement sur le prix de vente suite à un retard de livraison, une marchandise non conforme ou encore un défaut de qualité de marchandise.
• 2 – la ristourne, validée sur un ensemble d’opérations réalisées sur un même client sur une période définie.
• 3 – la remise, accordée habituellement sur le prix de vente au vu de la relation entretenue avec un client ou encore proportionnellement à la quantité commandée.

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Malgré les actions de recouvrement il arrive que des factures ne soient pas soldées et restent dues, on parle alors de créances irrécouvrables. Sont considérées comme telles :

1/ les créances prescrites,
2/ les créances dues par des débiteurs en procédures collectives

2a) la déclaration de créance n’a pas été faite ou a été rejetée par une décision du tribunal, si le rejet est partiel, la créance est considérée irrécouvrable en proportion du rejet,

2b) l’abandon de créances a été consenti dans le cadre d’un plan de redressement,

2c) un jugement pour insuffisance d’actif a été rendu.

Les créances non déclarées dans un délai de deux mois ne sont pas prises en compte par le représentant des créanciers dans l’inventaire du passif mais cela ne signifie pas l’extinction de la créance. Celle-ci ne peut être comptabilisée en perte que lorsque le caractère irrécouvrable est avéré.

Il n’est pas exclu que les créances produites soient payées partiellement ou en totalité selon le sort de la procédure.

Ce qui atteste de l’irrécouvrabilité est un certificat d’irrécouvrabilité, à ne pas confondre avec un avis d’impayé. Le certificat d’irrécouvrabilité est délivré par un tiers (comme un mandataire judiciaire, un avocat, un huissier, une assurance crédit, un spécialiste du recouvrement) et atteste de l’échec des démarches accomplies pour obtenir le règlement.

Ce document comporte les mentions obligatoires suivantes : nom du débiteur et numéro de RCS, numéros et montants TTC et HT des factures concernées, cause de l’irrécouvrabilité et coordonnées de la personne à qui adresser la ratification de facture.

La créance, alors irrécouvrable, peut faire l’objet d’un passage en perte. La comptabilité enregistre la perte en charges d’exploitation (compte 654 « pertes sur créances irrécouvrables ») ou éventuellement en charge exceptionnelle si le volume ou la situation le justifie (compte 671 « créances devenues irrécouvrables »). La créance donne également lieu à une récupération de la TVA.

Attention de ne pas considérer la créance douteuse comme irrécouvrable !

La dépréciation des créances douteuses signifie constituer des provisions déductibles sur le plan fiscal concernant des créances qui risquent de ne pas être réglées. Ces soldes débiteurs sont déclarés en HT puisqu’un impayé donne lieu à récupération de TVA. Notons que les créances douteuses n’entraînent pas nécessairement une action en justice, on parle ici d’un principe de prudence.

SPS vous propose de faire le point sur vos créances les plus anciennes afin d’assainir votre balance âgée. Contactez nous !

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Or, il n’est pas rare que ces documents, encadrés par loi tant sur le fond que sur la forme (articles L. 441-6 du Code de commerce), ne fassent pas réellement l’objet d’une discussion entre acheteurs et vendeurs. Pourtant, lorsqu’un litige se présente, qu’une clause de réserve de propriété doit être dénoncée par exemple, que des pénalités pour retard de paiement sont facturées, les CGV restent la référence, le socle contractuel de la relation qui lie les deux parties. Il est donc essentiel de pouvoir prouver l’acceptation de ses CGV. Ne pas hésiter à :

- exiger la signature des CGV dès l’entrée en relation (sécuriser en amont),

- envoyer les CGV en LRAR à tous les clients en leur demandant un retour signé, en cas de non retour, on qualifiera les CGV d’acceptées hors clause de réserve de propriété (cadrer sa relation commerciale),

- n’accorder à un client aucune condition particulière, financière ou commerciale, si les CGV ne sont pas signées (se protèger).

La signature des CGV doit être un réflexe pour les négociateurs ! En parallèle aux CGV existent des CGA (Conditions Générales d’Achat), aucune hiérarchisation n’existe entre les deux, ; en cas de litige, les instances compétentes étudient l’ensemble des clauses et leurs éventuelles incompatibilités avant de statuer. Pour toute vente entre professionnels, il est vivement recommandé d’acter des conditions générales. SPS peut vous apporter l’expertise pour la rédaction de cet acte ou encore pour sensibiliser vos équipes commerciales sur ce sujet.

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Alors même que la cotation de l’état français par l’agence S&P donne lieu à de nombreux débats, intéressons nous à la cotation des entreprises par la Banque de France.

Quelques uns ignorent que chacune des entreprises françaises fait l’objet d’une cotation, utilisée par les établissements de crédit, les assurances crédit et/ou de caution ou encore quelques administrations précises. Pourtant, cet outil commun d’appréciation des sociétés fait l’objet de toutes les attentions, surtout dans le contexte de fragilité actuel.

Cette note Banque de France est constituée d’une cote d’activité, d’une cote de crédit et d’une cote dirigeant.

Le fichier bancaire FIBEN répertorie les évènements juridiques et judiciaires liés à la vie de l’entreprise mais aussi les éventuels incidents de paiement parvenus et les engagements contractés.

La Banque de France approfondit ces données en cotant l’activité via le chiffre d’affaires par une lettre de A à M, A étant le CA > 750 millions d’€, M le CA < 100 000€. La lettre N est dédiée au CA non significatif et X non connu.

Elle évalue également le crédit c’est-à-dire la capacité à honorer les engagements financiers (avec une vision sur 5 ans maxi) : rentabilité de la société, autonomie et solidité financière, liquidité disponible sont étudiés à la loupe. Dans cette catégorie, il existe 13 cotes différentes : 0 indique qu’aucune information défavorable n’est connue, 3/3+/3++ montre une belle situation, 4/4+ une situation correcte, de 5+ à 9 on commence à émettre quelques réserves. Enfin P dénonce une procédure collective en cours.

Enfin pour les dirigeants il existe 4 valeurs définies sur informations objectives : 000 (pas de remarque), 040 (attention particulière), 050 (attention forte), 060 (attention très forte).

Cette cotation est destinée à des utilisateurs précis, et revêt un caractère confidentiel.

Cependant, on ne peut nier que la décote d’une entreprise a des conséquences sur son quotidien, de la même manière que les économistes analysent actuellement les conséquences de la perte du triple A pour la France.

Par exemple, une assurance crédit, à réception de la cotation BDF diminue sa ligne d’engagement et communique à ses clients une mise à jour de sa position. L’encours est alors réduit et le client final peut voir ses conditions financières modifiées : délai de paiement raccourci, mode de paiement automatisé exigé, garantie sollicitée etc … Ou encore un financement peut être refusé par la banque selon la cote « de confiance » préconisée par la BDF.

Ce principe de notation peut paraître sommaire mais c’est un indicateur partagé et connu de l’ensemble des décideurs financiers.

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